Tutorial: Studienfortschritt mit OneDrive Excel immer im Blick behalten

Zum Studienstart macht man sich meist wenige Gedanken über seinen Abschluss; man stürzt sich auf Einführungslehrveranstaltungen. In den folgenden Semestern folgt man seinen Interessen, saugt Lehrveranstaltungen der Lieblingsdozenten auf und irgendwann ist man im vierten, fünften oder achten Semester und stellt sich die Frage, was zum Abschluss noch fehlt. In diesem Beitrag möchte ich euch zeigen, wie ich es geschafft habe, einen Überblick über meinen Fortschritt zu haben und somit mein Studium entspannter organisieren kann.

Dieses Tutorial richtet sich gleichermaßen an Studienanfänger als auch Studierende in höheren Semestern.

Update 25.09.2015: Gesamter Beitrag wurde überarbeitet. Falls Hilfe bei der Erstellung eures persönlichen Spreadsheets benötigt wird, könnt ihr euch gerne wieder in den Kommentaren melden.

Was in diesem Beitrag erklärt wird:

1. Studienverlaufsplan in Tabelle verarbeiten
2. Tabelle mit geplanten und absolvierten Lehrveranstaltungen füllen
3. Noten, ECTS, etc. automatisch berechnen lassen

1. Studienplan studieren

Im Studienplan finden sich alle wichtigen Informationen zum Studium. Von den Zielen, über die Dauer und Inhalte bis hin zu Vorraussetzungsketten und Plätzevergaben. Da ich selbst an der Hauptuni Wien nach Version 2 des Studienplan des Bakkalaureatsstudiums Publizistik- und Kommunikationswissenschaft studiert habe, werde ich mich im Beispiel auf diesen beziehen. Der neue Studienplan (gültig seit 1. März 2009) dürfte aber sehr ähnlich sein. Ich werde am Ende Vorlagen zu mehreren Studienplänen von unterschiedlichen Universitäten verlinken. Falls eurer nicht dabei ist und ihr es selbst nicht schafft, gerne in den Kommentaren melden. Grundsätzlich solltet ihr mithilfe des Beitrages es am Ende selbst problemlos schaffen. Gerne könnt ihr eure Tabelle anderen zur Verfügung stellen.

Uns interessieren die unterschiedlichen Bereiche/Abschnitte des Studiums sowie deren ECTS Werte und natürlich die Gesamt-ECTS, damit wir überprüfen können, ob unser Spreadsheet auch korrekt ist. Weiters ist es relevant zu wissen in welchen Bereichen welche Lehrveranstaltungen absolviert werden dürfen. Wie die meisten Bachelor Studien hat PuKW 180 ECTS.

2. Excel Spreadsheet erstellen

An vielen Universitäten bekommt ihr Excel 2016 kostenlos im Rahmen von Office 365 ProPlus im Student Advantage Benefit Program . Sollte dies nicht der Fall sein, könnt ihr Office Online nutzen, welches Teil von OneDrive ist und für alle kostenlos ist. Dort erstellt ihr einfach eine neue Excel-Arbeitsmappe. Alternativ könnt ihr natürlich auch Google Spreadsheets oder Apple Numbers nutzen. Ich werde im Beispiel Excel Online nutzen.

2.1 Grundstruktur des Studiums eintragen

Als erstes fügen wir die Grundstruktur des Studiums ein. Bei PuKW wären das folgende Bereiche:

• ‘Studieneingangsphase’
• ‘Medien- und kommunikationstheoretische Grundlagen’
• ‘Inter- und transdisziplinäre Grundlagen’
• ‘Normative- und konzeptionelle Grundlagen’
• sowie drei Praxisfelder.
• Dazu kommen die freie Wahlfächer.

Falls vorhanden, können wir die entsprechenden Lehrveranstaltungen einfügen. Auch wenn es teilweise noch generische Namen sind. Etwa die Praxisfelder bestehen immer aus einer Vorlesung, einer Arbeitstechniken LV und zwei Übungen. Je nach Studium kann man mehr oder weniger Information einfügen. Auch die Abstände sind teilweise variabel, wenn es möglich ist Lehrveranstaltung mit unterschiedlich vielen ECTS im gleichen Bereich zu absolvieren.

Euer Spreadsheet sollte in etwa so aussehen:

Zur besseren Übersicht habe ich die Überschriften der Bereiche fett gemacht und mit einem grauen Hintergrund versehen.

2.2. ECTS überprüfen

Nun sollte wir überprüfen, ob wir etwas vergessen haben. Dafür nutzen wir ein paar Zellen auf der rechten Seite des Spreadsheets als Kontrollboxen. Für den Start reichen zwei Zellen. Eine nennen wir Studienplan und in die zweite kommt eine simple Summenformel, die die ECTS der einzelnen Lehrveranstaltungen zusammenzählt. Da ich die ECTS in die Spalte B eingetragen habe, nutze ich “=SUMME(B2:B71)”. Also die Summe von B2, B3, B4,… bis B71.

180 ECTS entspricht der Angabe aus dem Studienplan. Das Spreadsheet zeigt nun auf einer Seite unser gesamtes Studium. Yay.

3. Semesterplanung

Wenn wir in 6 Semestern fertig sein wollen, sollten wir etwa 30 ECTS je Semester sammeln. Natürlich schwankt das und ich empfehle es gerade zu Beginn etwas ruhiger mit 20-25 ECTS anzugehen.

Wir geben vier weiteren Spalten einen Titel. ‘Lehrveranstaltung’, ‘Semester’, ‘ECTS’ und optional ‘Note’ und ‘Notizen’. Alle, die bereits in einem höheren Semester sind, können ihre bereits abgeschlossenen Lehrveranstaltungen eintragen. Falls sich jemand wundert, warum es zwei Spalten mit ECTS gibt: Die erste gibt an, was vom Studienplan vorgegeben wird, die zweite, was wir bereits erreicht haben. Titel der Lehrveranstaltung kann rüberkopiert werden, wenn es eine Pflichtlehrveranstaltung ist. Interessanter ist es bei den Blöcken, wo mehr Wahlfreiheit besteht. Oder wie es bei meinem neuen Studium ist, wo viele LVs in unterschiedlichen Modulen erledigt werden können.

Nun tragen wir die zusätzlich die LVs ein, die wir planen im aktuellen Semester abzuschließen. Also den Titel in die Spalte ‘Lehrveranstaltung’ und die ECTS in die Spalte ‘Semester’. In die Kontrollbox gehören drei weitere Zeilen: ‘Semester’, ‘Offen’ und ‘Erledigt’. Wieder mit einfachen Formeln. ‘Semester’ summiert die Spalte ‘Semester’. ‘Erledigt’ summiert die zweite ‘ECTS’ Spalte, wo abgeschlossene ECTS eingetragen werden und ‘Offen’ subtrahiert die Zahl aus ‘Erledigt’ von den Gesamt ECTS.

In einem ersten Semester könnte das so aussehen:

Am Ende Semester werden die ECTS von abgeschlossenen LVs aus der ‘Semester’ Spalte zu ‘ECTS’ verschoben. In der Kontrollbox passen sich die Werte dann automatisch an.

Grafische und rechnerische Spielereien

Gerade weil das gesamte Studium so kompakt dargestellt wird, sind grafische Marker hilfreich, um den Überblick zu verbessern. Wer das Dokument offline mit Excel bearbeitet kann conditional formatting nutzen (Werte über einem bestimmten Wert bekommen eine andere Farbe als darunter etc.), in der Webversion ist dies leider noch nicht möglich. Ich habe die Zellen daher manuell eingefärbt.

Direkt zum Spreadsheet auf OneDrive .

Vorlagen

Einfach herunterladen oder in euren OneDrive Account speichern (File, save as).
Uni Wien Publizistik- und Kommunikationssenschaft BA (seit März 2009)
Juridicum Wien Diplomstudium
TU Wien Medieninformatik BA
Uni Paderborn Medienwissenschaften BA

Update 17. Oktober 2013:
Architektur TU Wien
IBS Uni Paderborn
Informatik Uni Paderborn

Update 20. Oktober 2013:
Kommunikationswissenschaft Uni Salzburg
BWL Uni Graz
MA Interdisziplinäre Geschlechterstudien Uni Graz

Update 21. Oktober 2013:
Lehramt Bewegung und Sport Uni Wien/Schmelz
Medizin HHU Düsseldorf (unvollständig)

Update 22. Oktober 2013:
Medienwissenschaften Paderborn korrigiert
Ernährungswissenschaften Uni Wien
Soziologie Uni Wien

Update 25. Oktober 2013:
Lesereinsendung: Master BWL Wien

Update 30. September 2015:
Bachelorstudium Ernährungswissenschaften (Version 2013) Uni Wien
Bachelorstudium Lebensmittel- und Biotechnologie BOKU Wien

Es hat sich sicherlich der eine oder andere Fehler eingeschlichen, falls ihr etwas entdeckt in den Kommentaren melden. Auch freue ich mich über Feedback gerade von Höhersemestrigen wie sie mit den Spreadsheet zurecht kommen.